組織で業務改善を進める為の方法を３つの手順でご紹介いたします。
多くの方法があるとは思いますが、私が現場で実践している方法です。
是非ご参考になれば幸いです。
業務改善を進めるにあたって、次の３つを順番に実行しましょう。
この手順を抜かして効果的な業務改善はできません。
- 業務の洗い出しで業務を全て出し切る
- 業務の流れを整理して業務フローを作成する
- 無理・無駄を探し改善点を検討する
少し長いですが、頑張ってついてきてください。
業務の洗い出しで業務を全て出し切る
業務改善で一番最初にやらなければいけない事は情報の洗い出しです。
どんな業務があるのかを全て、漏れなく知る必要があります。
逆に情報が不足した状態で業務改善を進めると、最悪の場合最初からやり直し、、、といったことにもなりかねません。
では、情報を洗い出す為に何をすれば良いのか説明します。
業務を箇条書きで書き出す。
まずは改善したい業務で何をしているのか書き出してください。
資料を作る、物を運ぶ、登録作業、編集作業、声掛け、連絡。
業務で必要な作業全てを作業単位で箇条書きにしてみてください。
洗い出しの作業が難しければまずは大きな単位でかまいません。
大きな単位で業務を書き出し、その内訳の作業を個別に箇条書きにしていきます。
この作業で業務をパズルのピースのように集めていきます。
全てのピース（作業）が集まってやっと業務（パズル）が完成するのです。
なので「全ての作業を書き出す」事がとても重要なのです。
登場人物、システム、資料を書き出す。
業務を書き出すことができたら、誰が、いつ、どのようにその業務をしているのかを考えます。
できるだけ端的に単語で書き足すようにしてください。
例えば、「受注」という業務があったとします。
その場合、想定される登場人物は「顧客」「営業担当」「事務担当」「倉庫」「生産管理」などです。
想定される資料として「FAX注文用紙」「受注伝票」「出荷依頼」「製造依頼」その他連絡用紙などです。
想定されるシステムは「販売管理システム、受注伝票入力画面」「EDI送受信ソフト」「メール」「倉庫管理システム」などが考えられます。
ここまで出来たら関わる全ての人物、システム、資料を書き出す事で
「誰が何を使ってどうしているのか」という情報が見えるようになります。
さらに具体的な内容で補足などがあればそれも記述してメモしておきます。
ポイントは各部署との関係性と登場する書類、システムを明確にする事です。
想定している作業頻度、作業時間を書き出す。
ここまでで業務リストがかなりの精度になっているものと考えられます。
最後に各の作業にどれほどの時間や手順を要しているのかを明らかにします。
作業ごとにおおよそでいいので作業時間を記述していきましょう。
細かく覚えていなくてもかまいません。
同じ作業でも5分〜60分と物量に左右されたりとすることがあることは容易に想定できます。
また、時間と一緒に作業頻度も一緒に書き出しましょう。
毎日の作業なのか、週に1回、半年に1回、年に1回などです。
例えば、次のように記述するのも良いでしょう。
例）毎日、5分〜10分程度、月に数回30分程要する時がある。
ここまでで書き出した業務のうち、どこでどれ程の作業時間を要しているのかが見えるようになります。
ここまでできたら作業はひと段落です。
少し休憩し、作成した作業一覧を見返してみましょう。
ぬけ漏れなどが無いか再びチェックします。
業務の流れを整理して業務フローを作成する
業務フローの作成は少しハードルが高いように感じるかもしれません。
何も難しく考える事はございません。
業務の洗い出しが出来た皆さんであれば凄く簡単で単純な作業です。
見た目を良く作ろうだとか考えないで、次の手順に沿って作成してみてください。
きっと、今まで見えなかったものが見えてくると思います。
最初はとにかく作る事です。
体裁を整えるなんてことは後からすれば良いのです。
書き出したデータを線で順番に線でつなぐ
ここまでであなたが苦労して作った業務のリストが多いに役立ちます。
各項目を並べ替えやすいようにエクセル等で四角いオブジェクトを作成して記述します。
作成した四角いオブジェクトを作業順に並べてください。
並行作業があればその作業を並列に並べます。
基本的に上から下へ順番に作業を行う事で業務を完遂できるよう並び替えます。
並べ終わったら、業務の開始から各作業を順に線で繋げます。
最後までできたらフローの原型の出来上がりです。
見た目などはまだ考えなくて良いです。
とにかく作業を順に並べて線を繋ぐ事に意識を集中しましょう。
登場人物毎に振り分ける
ここまでで業務に必要な各作業の流れが順に線で繋がりました。
準備作業はここが最後です。
作成した資料に、登場する人物の数だけ縦長方形の枠を用意します。
ここでは人物としておりますが、部署ごと、組織ごとでも問題ありません。
それぞれの枠を横並びになるように作成します。
そして、作業の四角いオブジェクトを担当する枠へ全て移します。
ここで気を付ける事は、繋げた線や作業順は維持すること。
途中で繋げた線を切ったり並べ替えると、せっかく作った作業順序がバラバラになってしまいます。
作業を全て人物の枠へ移す事が出来たら線や見た目を整形して見やすくしてください。
最後に、各作業で必要な書類や利用しているシステムを作業の近くにわかるように記載していきましょう。
これで業務フローの完成です。
業務にかかる各作業がどの部署がどの部署と関連しているかが見えるようになります。
また、フローにする事で紙の資料などがどう流れて回っているのかも見えるようになります。
必要に応じて吹き出し等でコメントを付けるとより分かりやすくなります。
無理・無駄を探し改善点を検討する
いよいよここからが業務改善の本番です。
これまで業務の洗い出しと業務フローを作成してきました。
これにより業務の全貌が可視化されているはずです。
業務全体を見渡す事が出来るようになっていると思います。
作った業務フローをよく見てください。
ここでは特に確認すべきポイントを次の３つに絞って説明します。
人間の判断が必要な業務を確認する。
最も作業効率が良いのは何も考えずに即時判断して無駄なく業務をこなす事です。
人でもロボットであれそれは同じです。
無駄な時間を無くす事がまずおおきなポイントになります。
無駄な時間の発生原因の一つは人間判断です。
郵便を例にとりましょう。
現在は封筒などの郵送物は郵便局で配達方面の地域へほぼ全自動で振り分けられます。
数秒の間に沢山の郵便物が配達方面毎に振り分けられるのです。
この超効率化はコンピュータシステムの導入し、人の判断を排除した結果です。
このシステムが無ければ、郵送物の郵便番号や送り先を人の目で確認する事になります。
そして、熟練の技と記憶力で素早く配達方面毎に振り分ける必要があります。
人の判断が加わる事で、時間を要するだけではなく属人化まで発生してしまう可能性があります。
なので、まずは人が判断している作業をチェックしてみましょう。
チェックした作業はもしかしたら効率化できるかもしれません。
待ちが発生しそうな業務を確認する
次に確認すべきポイントは待ち時間が発生するかどうかです。
ここでいう待ち時間とは、自分以外の登場人物（人や部署等）による「待ち時間」を指します。
一人で作業が完結できれば全て一人の作業効率の問題です。
しかし、他の人や部署が関連する業務では「連絡」や「確認」といった作業が追加で発生する事が想定されます。
これは連絡を受けたり書類を預からないと作業が進まないといった業務のボトルネックとなります。
何がボトルネックとなっているのかをよくチェックしてみてください。
例えば、注文書を事務所でチェックして在庫が無いので生産するとしましょう。
その場合、生産待ちとなります。もしかしたら材料の調達待ちという事になるかもしれません。
それではあまりにも注文～納品のボトルネックが多すぎます。
この場合の解決策は在庫を多めに置いておく、材料を多めに置いておく、そもそも注文を受けない。
などなど、今までの自分の考えを排除してゼロベースで解決案を考えてみてください。
もしかしたらそのボトルネックは無くなるかもしれません。
単純作業に時間をかけていないかを確認する
考える必要が無いような単純な作業を探しましょう。
もしかしたらRPAによる自動化が可能であるかもしれません。
仕組みや運用を変更する事でその作業を無くせるかもしれません。
また理由のわからない処理なども本当に必要か、考えてみましょう。
今までやっていた作業も、本当はあまり意味の無い作業かもしれません。
簡略化・省略しても業務に支障がなければ作業を断捨離するチャンスです！
まとめ
ここまで大きく３つの手順で業務改善の方法を説明しました。
最初に課題を洗い出して検討する為の材料を出し切ります。
次に流れを整理するためにフローにします。
最後に全体を見渡し、改善出来るところや無駄を省いていきます。
もしかしたらあまり効果が出なかったり改善案が出ないかもしれません。
それでもやる意味はあります。
作成した資料は現在の業務を整理するのに役立ちます。
また、教育資料としても有用であります。
業務でお忙しいかもしれませんが、業務改善の時間を作る時間を作る事をおすすめします。
きっと何か発見がある事でしょう。